Die Arbeit mit Dokumenten umfasst viel mehr als nur deren Speicherung. Die Dokumente unterliegen Aufbewahrungsfristen, die durch die Gesetzgebung festgelegt sind. Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen können jedoch sehr unterschiedlich sein, so dass es für viele Organisationen unklar ist, wie lange welche Informationen aufbewahrt werden müssen. Ganz zu schweigen von dem Platz, den all diese Dokumente nach jahrelanger Lagerung einnehmen.
Warum Aufbewahrungsfristen?
Jede Organisation speichert bestimmte Daten, um ihr Handeln gegenüber anderen rechtfertigen zu können. Dokumente enthalten Daten, Wissen und Erfahrungen, die auf eine bestimmte Art und Weise zugänglich bleiben müssen. Einige Daten müssen aufbewahrt werden, um beweisen zu können, dass etwas tatsächlich stattgefunden hat. Da Ihre Organisation viele verschiedene Arten von Dokumenten enthalten kann, ist es oft schwierig, den Überblick zu behalten. Schließlich gelten für medizinische Daten andere Aufbewahrungsfristen als z. B. für Personaldaten.
Medizinische Dokumente
Die Hauptregel für medizinische Dokumente ist eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht von 20 Jahren nach der letzten Änderung in der Akte, wie in der WGBO (Gesetz über medizinische Behandlungsverträge) festgelegt. Manchmal muss eine Datei jedoch länger oder kürzer gehalten werden. Die Ausnahmen:
Längerer Verbleib
- Akademische Krankenhäuser müssen bestimmte Dokumente (wie den Operationsbericht oder den Entlassungsbrief) bis zu 115 Jahre nach dem Geburtsdatum des Patienten aufbewahren. Diese Daten fallen unter das Archivgesetz.
- Die Krankenakten von zwangseingewiesenen Psychiatriepatienten müssen mindestens 5 Jahre lang nach ihrer Entlassung aufbewahrt werden.
- Der Leistungserbringer kann eine medizinische Akte länger aufbewahren, wenn dies für eine gute Versorgung notwendig ist, z. B. wenn ein Patient eine chronische Erkrankung hat.
- Manchmal kann die Krankenakte im Interesse anderer Personen länger aufbewahrt werden, z. B. für die Kinder, wenn der Patient eine bestimmte Erbkrankheit hat, oder wenn ein Gerichtsverfahren gegen den Leistungserbringer eingeleitet wurde.
Kürzere Verweildauer
Für medizinische Daten, die nicht unter die WGBO fallen, wie z. B. Pflege und Betreuung durch häusliche Pflege, gilt die allgemeine Regel, dass personenbezogene Daten nicht länger als nötig aufbewahrt werden dürfen.
Bitte beachten Sie, dass es immer Ausnahmen von der Regel gibt und dass es daher sehr wichtig ist, alle Arten von Dokumenten zu bewerten und zu kategorisieren. Innerhalb jeder Abteilung sollte es eine Richtlinie für den Umgang mit Dokumenten geben. Sind zum Beispiel die gesetzlichen 20 Jahre für medizinische Dokumente abgelaufen? Dann könnten sie rechtmäßig vernichtet werden, wenn der Arzt dazu in der Lage und bereit ist, aber das muss intern vereinbart werden. Sie bleiben als Organisation verantwortlich!
Juristische Dokumente
Auf der Website der niederländischen Anwaltskammer sind die folgenden Aufbewahrungsfristen in den Gesetzen und Vorschriften über die Aufbewahrung von Dokumenten angegeben:
- Verjährungsfrist für Rechtsdokumente: 5 Jahre nach Beendigung der Beteiligung an dem Fall;
- Aufbewahrungsfrist für Verwaltungsdaten: 7 Jahre;
- Aufbewahrungsfrist der Datenträger: 7 Jahre;
- Aufbewahrungsfrist nach der AWR: 7 Jahre;
- Einreichung der Praxis: 5 oder 20 Jahre;
- Verjährungsfrist für berufliches Fehlverhalten: 5 oder 20 Jahre.
HR-Dokumente
Eine Personalakte enthält viele verschiedene Dokumente, denen auch unterschiedliche Aufbewahrungsfristen zugeordnet sind.
- Daten aus der Lohnbuchhaltung: 7 Jahre nach dem Ausscheiden aus dem Arbeitsverhältnis.
- Lohnsteuerbescheinigung und Ausweiskopie: 5 Jahre nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses.
- Daten, für die keine gesetzliche Aufbewahrungsfrist gilt: 2 Jahre nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses. Wenn die Daten nicht mehr benötigt werden, muss der Arbeitgeber sie unverzüglich löschen. Beispiele: Berichte über Leistungs- und Beurteilungsgespräche, Arbeitsverträge.
- Daten können länger aufbewahrt werden, wenn es einen Beschäftigungskonflikt gab oder ein Gerichtsverfahren anhängig ist.
In der Zwischenzeit türmt sich der Papierberg auf, denn die Vernichtung von Dokumenten scheint oft eine zu große Hürde zu sein. Wir behalten es, um auf Nummer sicher zu gehen".
Wir raten unseren Kunden daher zu einem geordneten Vorgehen, um die Informationen richtig zuzuordnen. Bei diesem Ansatz wird die Menge der Dokumente/Dateien differenziert betrachtet. Ein Beispiel könnte sein, weniger aktuelle Dateien extern zu archivieren und sie per Scanning on Demand in dem Moment zur Verfügung zu stellen, in dem sie im Arbeitsprozess benötigt werden. Damit ist das Platz- und Übersichtsproblem sofort gelöst. Wir empfehlen Ihnen, die häufig benötigten Akten zu digitalisieren; dies ist die kostengünstigste Lösung. Jede Organisation ist jedoch anders. Wenn Sie Fragen zu einem praktischen Ansatz für Ihre Organisation haben, können Sie sich natürlich jederzeit unverbindlich beraten lassen.
